Несколько простых шагов для создания архива

Конец года это не только веселье и праздники, для многих профессий конец года – это настоящая головная боль, ведь нужно закрывать год, подавать отчеты в соответствующие инстанции и конечно же пополнять архивы необходимыми документами.

Banner Folders 960x390.png

Сегодня мы остановимся на последнем и расскажем, как существенно упростить и ускорить процесс архивации.

Можно выделить две главные задачи архивации документов: 

  1. Систематизация архива для простого поиска документов.
  2. Сохранение всей необходимой документации до истечения установленного срока хранения.

Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень наименований дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам: накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и многое другое, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска. 

Для ее разработки мы советуем придерживаться следующих шагов:

  • Составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для организации и ведения учета, составления отчетности, а также кадровой работы.
  • Сформулируйте названия дел. Для простоты поиска документа присвойте каждому цифровой или буквенно-цифровой индекс. 
  • Определите сроки хранения дел. 
  • Совместите все проделанные шаги воедино – это и будет ваша номенклатура дел.

Организация хранения документов



Первый шаг выполнен, осталось определиться с тем, как будет организован ваш архив. Существуют следующие типы оборудования для архивного хранения документов:

Картотеки



Если вы являетесь сотрудником небольшой компании, то в качестве архива вам прекрасно подойдет компактные картотеки. Такой тип хранения позволит быстро найти необходимый документ, а компактность системы обеспечивает экономию офисного пространства. Картотека может располагаться на столе, в полке стола или шкафа. 
19.89
руб
без НДС
39.78 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 19.89 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 23.87 руб.
В наличии
Коробка (5 шт.)
0
67.24
руб
без НДС
134.48 бонусных балла
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 67.24 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 80.69 руб.
В наличии
0
22.69
руб
без НДС
45.38 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 22.69 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 27.23 руб.
В наличии
0


Архивные коробки



Архивные коробки имеют широкий спектр применения, они предназначены не только для долгосрочного хранения, но и для транспортировки ценных бумаг и документов. Такие коробки принято разделять на несколько видов, используя в качестве критерия их функциональные особенности или предназначение:
  • Универсальные. Фактически, это обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски. Имеет съемную крышку.
  • Закрытый архивный короб. Отличается от предыдущего прикрепленной крышкой, а также усиленными стенками. Отличный вариант для транспортировки важных документов.
  • Горизонтальный архивный бокс. Традиционно применяется в офисах, которые имеют отдельное помещение или комнату для хранения документации. Крышка соединена с остальным корпусом и может иметь дополнительные приспособления для надежной фиксации – липучками, завязками или кнопками.
  • Вертикальные архивные папки. Их чаще используют в офисах, в которых бумаги хранятся непосредственно в пределах рабочей площади – например, на полках в кабинетах. Таким образом экономится пространство и создается лишь минимальное «давление» на существующий интерьер – с торцевой стороны коробки напоминают папки.
2.39
руб
без НДС
4.78 бонусных балла
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 2.39 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 2.87 руб.
В наличии
Упаковка (25 шт.)
0
14.99
руб
без НДС
29.98 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 14.99 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 17.99 руб.
19.58 руб
-23%
В наличии
Упаковка (10 шт.)
Коробка (180 шт.)
0
1.99
руб
без НДС
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 1.99 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 2.39 руб.
В наличии
Упаковка (50 шт.)
0


Архивные шкафы



Архивные шкафы предназначены для хранения документации в крупных размерах. При выборе архивного шкафа мы советуем обратить внимание на следующие критерии:
  • Материал корпуса. Лучше всего обратить внимание на модели, изготовленные из метала, тк они более долговечные и надежные.
  • Тип замка шкафа. Это может быть как механический, кодовый или электронный замок. Выбор замка зависит от ваших предпочтений. Главное, чтобы система запирания была надежной.
  • Удобство внутреннего оснащения шкафа. 

722.60
руб
без НДС
722.6 бонусных балла
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 722.60 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 867.12 руб.
Под заказ   ~ от 3 до 15 дней
0
410.20
руб
без НДС
410.2 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 410.20 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 492.24 руб.
Под заказ   ~ от 3 до 15 дней
0
488.20
руб
без НДС
488.2 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 488.20 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 585.84 руб.
Под заказ   ~ от 3 до 15 дней
0


Архивируйте свои документы правильно, ведь от этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Правильно составленный архив поможет решить проблемы организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск необходимых документов. Так же мы советуем не забывать о разделителях документов, ведь они в разы упрощают поиск по архиву.
8.34
руб
без НДС
16.68 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 8.34 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 10.01 руб.
В наличии
Упаковка (10 шт.)
0
4.60
руб
без НДС
9.2 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 4.60 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 5.52 руб.
В наличии
Упаковка (25 шт.)
Коробка (100 шт.)
0
8.81
руб
без НДС
17.62 бонусных баллов
Для зарегистрированных в программе СмартБонус
Ед. измерения: штука
Цена без НДС: 8.81 руб.
Ставка НДС: 20%
Цена с НДС: 10.57 руб.
Ожидается
0


Заказать необходимое оборудование для архивации в Офистон просто: оформите заказ онлайн в личном кабинете, либо свяжитесь со специалистами компании по номерам:
+375 44 518-21-82
+375 33 318-21-82
+375 17 388-59-59

Наши преимущества
О компании
Канцтовары, бумага и бумажная продукция, товары для офиса, учебы и творчества, хозяйственные товары, техника и аксессуары, мебель для офиса с доставкой в Минск, Брест, Витебск, Гродно, Гомель, Могилев и другие города Беларуси.
Наверх